Wat is deze toepassing, in gewone taal?
Bij een aankoop zijn er vaak drie documenten: wat je hebt besteld, wat je hebt ontvangen en wat de leverancier in rekening brengt. Deze assistent zet die informatie naast elkaar. Zo kan een medewerker verschillen zien voordat hij de factuur verder verwerkt.
Een AI-agent is een digitale assistent: een computerprogramma dat informatie leest en afgesproken stappen voorbereidt. Wij richten hem in voor een duidelijke taak. Je hoeft als gebruiker geen programmeertaal te kennen.
Wat verandert er in het dagelijkse werk?
Een factuur kan er op zichzelf correct uitzien terwijl een deel van de bestelling nog niet is geleverd. De administratie moet daarom verschillende documenten vergelijken. Vooral afwijkende artikelnamen en deelleveringen maken dat tijdrovend. Deze toepassing combineert AI voor tekstherkenning met vaste controles op aantallen en bedragen. De rekenkundige vergelijking hoeft niet door een taalmodel te worden uitgevoerd.
Een medewerker zoekt nu zelf de bestelling en de ontvangstregistratie bij een factuur. De assistent kan dit zoekwerk voorbereiden. Rekenen en vergelijken gebeurt met vaste regels; AI helpt vooral om gegevens uit verschillende documenten te halen.
Zo kan dit werken in Suriname
EEN BEDACHTE SITUATIE OM DE WERKING UIT TE LEGGENEen bouwmaterialenhandel bestelt honderd eenheden en registreert een eerste ontvangst van zestig. De leverancier factureert honderd. De agent zet de drie aantallen naast elkaar en verwijst naar de documenten. De administratie onderzoekt of de factuur vooruitbetaling betreft, of de ontvangstregistratie onvolledig is, of een correctie nodig is. De agent bepaalt niet zelf welke partij gelijk heeft.
Wat komt er binnen?
Je hebt tien dozen besteld. Het magazijn heeft acht dozen ontvangen. De factuur noemt tien dozen.
Wat ziet de medewerker daarna?
Op één overzicht staan besteld: 10, ontvangen: 8 en gefactureerd: 10. Het verschil van twee dozen wordt gemarkeerd. De medewerker kan vervolgens nagaan of er nog een levering komt, of de ontvangst verkeerd is geregistreerd, of dat de factuur aangepast moet worden. De assistent kiest die verklaring niet zelf.
Stap voor stap: zo helpt de digitale assistent
Referenties koppelen
Zoek de bestelling en ontvangst die bij de factuur horen. Ontbrekende of meerdere mogelijke matches worden als aparte controlepunten getoond.
Een bestelnummer helpt om de juiste documenten te verbinden. Alleen dezelfde leveranciersnaam is onvoldoende wanneer meerdere bestellingen tegelijk lopen.
Regels voorstellen
AI kan verschillende productomschrijvingen naast elkaar leggen. Een artikelcode of eerder bevestigde mapping krijgt voorrang op een losse taalkundige overeenkomst.
Het systeem houdt rekening met de gebruikte eenheid. Tien losse stuks en tien dozen mogen niet als dezelfde hoeveelheid worden vergeleken.
Afwijkingen berekenen
Vaste regels vergelijken aantallen, eenheden en overeengekomen prijzen. Deelleveringen worden apart zichtbaar gemaakt, zodat een afwijking niet automatisch een fout betekent.
Je legt vast welke verschillen altijd aandacht vragen. Een ontbrekende ontvangstregistratie moet zichtbaar blijven en mag niet als volledige levering gelden.
Beoordeling vastleggen
De medewerker kiest een vervolg: registraties aanvullen, leverancier bevragen of verwerking goedkeuren. De reden blijft in het dossier bewaard.
De medewerker ziet de oorspronkelijke regels naast de waarschuwing. Hij legt vast wat het verschil verklaart en welke vervolgstap nodig is.
Welke informatie moet je klaarzetten?
Bestellingen, facturen en registraties van ontvangen goederen. De administratie bepaalt welke verschillen zijn toegestaan en hoe leveringen in delen of extra kosten moeten worden behandeld.
Wat krijgt je team terug?
Een controleoverzicht per factuurregel, met verwijzingen naar de gebruikte documenten en verschillen. Het kan helpen om afwijkingen eerder te behandelen en het onderzoek naar een factuur te verkorten.
Wat blijft je medewerker zelf doen?
Vergelijk nooit zomaar stuks met dozen of bruto met netto bedragen. De agent mag geen tolerantie verhogen om een factuur passend te maken. Definitieve verwerking vraagt de afgesproken bevoegdheid.
En als iets onduidelijk is?
Een bestelling kan in delen geleverd worden. Een verschil is dan niet automatisch een fout. Het overzicht is een hulpmiddel voor onderzoek, geen zelfstandig besluit om een leverancier wel of niet te betalen.
Hoe begin je met een kleine proef?
Gebruik historische dossiers met bekende deelleveringen, prijsverschillen en correcte facturen. Beoordeel gemiste afwijkingen én onterechte meldingen. Laat de toepassing eerst naast de bestaande controle draaien.
Controleer of deze hulp iets oplevert
- Vindt de assistent dezelfde verschillen als een medewerker?
- Hoe vaak krijgt een correcte factuur onterecht een waarschuwing?
- Hoeveel tijd kost het om een verschil te onderzoeken?
Gebruik de huidige werkwijze als vergelijking. Kijk naar de volledige taak, inclusief het controleren en corrigeren van de AI-uitkomst. Zo wordt zichtbaar of de toepassing werkelijk tijd bespaart en voldoende kwaliteit levert.
Hoe maak je dit passend voor jouw bedrijf?
Neem één voorbeeld mee van het werk zoals het nu gebeurt. We bespreken wie het uitvoert, welke informatie wordt gebruikt en waar tijd verloren gaat. Daarna kiezen we samen wat de eerste versie moet kunnen. Je team probeert die versie uit voordat je beslist over een bredere inzet.
Meer toepassingen voor finance & administratie · Zo pakken we een eerste project aan · Welke kosten horen erbij?